Sähköpostilistojen kautta tulee paljon viestejä, jolloin tärkeämpien viestien seulominen omasta inboxista on hankalaa. Ei hätää! Voit ohjata listoilta tulevat viestit omiin kansioihinsa, jolloin listoilta tulevia viestejä on kätevä seurata ja suoraan sinulle osoitetut viestit tulevat inboxiin eivätkä huku viestitulvaan. Tässä toivottavasti melko rautalankaiset ohjeet kuinka tämä tapahtuu HY:n käytössä olevassa Office365-sähköpostissa:

 

  • Kirjaudu sähköpostin webbikäyttöliittymään http://www.helsinki.fi/office365
  • Luo uusi kansio painamalla vasemmalta Folders (Kansiot)-tekstin vieressä olevaa plussaa. Anna kansiolle nimeksi vaikkapa Symbioosi.
  • Klikkaa ratasta oikeassa yläkulmassa ja valitse Options (asetukset) tai mikäli tuo ei näy, valitse Your app settings: Mail
  • Vasemman reunan valikosta valitse Mail ja sieltä Inbox and sweep rules (Sähköposti ja Saapuneet-kansion säännöt)
  • Lisää sääntö painamalla isoa plussaa (Lisää/Add)
  • Täytä kohdat esimerkiksi näin:
    • Name: Symbioosi
    • When the message arrives...: it includes these words > in the subject..
    • (Kun viesti saapuu...: se sisältää nämä sanat > aiheessa...)
    • Lisää aukeavaan listaan [symbioosi] ja paina OK
    • Do all of the following: Move, copy or delete > Move the message to folder...
    • Toimi seuraavasti: Siirrä, kopioi tai poista > Siirrä viesti kansioon...)
    • Valitse listalta kansio Symbioosi
  • Paina Ok vasemmasta yläkulmasta niin sääntö tallentuu

 

Nyt kaikki Symbioosin sähköpostilistalta tulevat sähköpostit, eli viestit, joiden otsikossa on [symbioosi] ohjautuu kansioon nimeltä Symbioosi. Voit luoda samanlaisia sääntöjä muille listoille tai ohjata vaikka kaikki listat samaan kansioon. Kannattaa luoda vielä säännön perään poikkeus, joka ei ohjaakaan viestejä joiden vastaanottajan osoite on oma sähköpostiosoitteesi. Näin sinulle henkilökohtaisesti tarkoitetut viestit, joissa jostain syystä on tuo listan tunnus otsikossa, ei ohjaudu listan kansioon. Tämä voi tapahtua esim jos olet lähettänyt listalle viestin ja joku vastaa siihen (ja syntyy viesti jonka otsikko on mallia "Re: [symbioosi] Hölkyn kölkyn") Ohjetta soveltamalla osaat toivottavasti luoda kyseisen poikkeuksen itse.