Sähköpostilistojen kautta tulee paljon viestejä, jolloin tärkeämpien viestien seulominen omasta inboxista on hankalaa. Ei hätää! Voit ohjata listoilta tulevat viestit omiin kansioihinsa, jolloin listoilta tulevia viestejä on kätevä seurata ja suoraan sinulle osoitetut viestit tulevat inboxiin eivätkä huku viestitulvaan. Tässä toivottavasti melko rautalankaiset ohjeet kuinka tämä tapahtuu HY:n käytössä olevassa Office365-sähköpostissa:

 

  • Kirjaudu sähköpostin webbikäyttöliittymään http://www.helsinki.fi/office365
  • Luo uusi kansio painamalla vasemmalta Folders (Kansiot)-tekstin vieressä olevaa plussaa. Anna kansiolle nimeksi vaikkapa Symbioosi.
  • Klikkaa ratasta oikeassa yläkulmassa ja valitse Options (asetukset) tai mikäli tuo ei näy, valitse Your app settings: Mail
  • Vasemman reunan valikosta valitse Mail ja sieltä Inbox and sweep rules (Sähköposti ja Saapuneet-kansion säännöt)
  • Lisää sääntö painamalla isoa plussaa (Lisää/Add)
  • Täytä kohdat esimerkiksi näin:
    • Name: Symbioosi
    • When the message arrives...: it includes these words > in the subject..
    • (Kun viesti saapuu...: se sisältää nämä sanat > aiheessa...)
    • Lisää aukeavaan listaan [symbioosi] ja paina OK
    • Do all of the following: Move, copy or delete > Move the message to folder...
    • Toimi seuraavasti: Siirrä, kopioi tai poista > Siirrä viesti kansioon...)
    • Valitse listalta kansio Symbioosi
  • Paina Ok vasemmasta yläkulmasta niin sääntö tallentuu

 

Nyt kaikki Symbioosin sähköpostilistalta tulevat sähköpostit, eli viestit, joiden otsikossa on [symbioosi] ohjautuu kansioon nimeltä Symbioosi. Voit luoda samanlaisia sääntöjä muille listoille tai ohjata vaikka kaikki listat samaan kansioon. Kannattaa luoda vielä säännön perään poikkeus, joka ei ohjaakaan viestejä joiden vastaanottajan osoite on oma sähköpostiosoitteesi. Näin sinulle henkilökohtaisesti tarkoitetut viestit, joissa jostain syystä on tuo listan tunnus otsikossa, ei ohjaudu listan kansioon. Tämä voi tapahtua esim jos olet lähettänyt listalle viestin ja joku vastaa siihen (ja syntyy viesti jonka otsikko on mallia "Re: [symbioosi] Hölkyn kölkyn") Ohjetta soveltamalla osaat toivottavasti luoda kyseisen poikkeuksen itse. 


Forwarding mailing list messages to folders

There are lots of messages coming through the mailing lists, which means that it is more difficult to spot emails sent directly to you. No worries! You can forward mailing list messages to their own folders. This makes it easy to follow messages coming to mailing lists and they won't clutter your inbox. Instructions for how to do this in the Office365 system used in University of Helsinki:

  • Log in to your email with the web interface: http://www.helsinki.fi/office365
  • Create a new folder by clicking the plus-sign next to the Folders-text in the left. Name the folder however you want.
  • Click the gear-icon in top right corner and select Options (or if you can't see that, choose Your app settings: Mail)
  • From the left hand menu click Mail -> Inbox and sweep rules
  • Add a rule by clicking the big plus sign
  • Fill the form for example as follows:
    • Name: Mailing list 
    • When the message arrives...: it includes these words > in the subject..
    • Add [symbioosi] to the list and click OK
    • Do all of the following: Move, copy or delete > Move the message to folder...
    • Choose the folder you created in the beginning
  • Click OK on top left to save the rule.

Now all messages coming to the Symbioosi-mailing list, or specifically messages that contain "[symbioosi]" in the subject are forwarded to the folder you created. You can make similar rules for other mailing lists or forward all lists to the same folder. You might also want to add an exception to the rule, so that messages sent directly to your address aren't forwarded to the folder, even if it includes "[symbioosi]" in the subject (this might happen, for example, if someone forwards you a message from the mailing list). Hopefully you are able to create the exception and more rules yourself by applying the instructions above.